Organiseren van een evenement: Dekker helpt

Op 22, 23 en 24 oktober 2021 vond het Inspiratie Festival Terschelling plaats.
Een uniek festival op het prachtige eiland Terschelling. Het festival stond in het teken van bezinnen, inspireren, ontmoeten en samen op zoek gaan naar wat jou inspireert, verbindt en bezighoudt. Dit gebeurde op verschillende locaties, verdeeld over het gehele eiland.

Een enorm geslaagd evenement, waren de eerste reacties!
Maar wat komt er nou allemaal bij kijken bij het organiseren van een evenement? Naast corona kwamen er veel zaken bij kijken als het gaat om het organiseren en plannen van dit meerdaags evenement.
In deze blog laten we jouw zien hoe je dit kunt doen en hoe Dekker u hier in kan helpen!

Een festival begint met een idee. In dit geval was dat het organiseren van een meerdaags festival, waarbij mensen de ruimte krijgen om via diverse evenementen rust en bezinning te vinden.

Vervolgens moeten er natuurlijk diverse zaken geregeld worden. De activiteiten zelf, de locaties, de vergunning, etc. en natuurlijk, niet onbelangrijk, het festival moet bij mensen onder de aandacht komen!

Dat is waar Dekker om de hoek kwam kijken bij het Inspiratie Festival Terschelling.
Er was behoefte aan een goede, zelf te beheren, website.
Dit was de eerste vraag, waarna velen volgden;
• Kan er dan ook een boekingssysteem gebouwd worden waardoor mensen zich via de website kunnen aanmelden?
• En ook een backoffice, waar de organisatie de aanmeldingen kan inzien en bijhouden?
• En hoe zit het met aanvullende producten als vlaggen, brochures, etc.

De website-oplossing is geboden in de vorm van HeyDo website-pakket. Dit systeem dankt zijn naam aan: we Help You Do. Een website die men compleet zelf kan inrichten en die dus ook simpel aan te passen is bij wijzigingen. De website is te vinden via: https://www.inspiratiefestival-terschelling.nl

Hierbij is in samenspraak met Noardcode, ons partnerbedrijf in online-zaken, een volledig boekingssysteem ingebouwd met betalingssysteem, reserveringssysteem en backoffice. Hierdoor kon de organisatie vanuit 1 systeem alle aanmeldingen inzien en konden de deelnemers zich online aanmelden, inschrijven op onderdelen, betalen, etc.

Vervolgens kwam het evenement snel dichterbij, stegen de aanmeldingen, en moesten dus ook praktische zaken worden geregeld. Onder andere moesten de deelnemers ingelicht worden over diverse zaken. Dit is gebeurd door online nieuwsbrieven te versturen.

Ook moest de aankleding en het programma van de diverse locaties geregeld worden. Hierbij heeft Dekker ondersteund in de vorm van diverse mooie producten als beachflags, programmaboekjes, posters, etc.

Al met al was het evenement zeer soepel verlopen en kijkt de organisatie tevreden terug.
Wilt u zelf een event organiseren of heb jij hulp nodig bij het organiseren van een event?
Neem contact op met (058) 233 00 00 of mail ons op info@dekker.frl

­